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ホウレンソウがうまくいくポイント

 
  • 相手の都合を考慮する

例えば上司の都合を確認したうえで、「〇〇の件でご報告したいことがありますが、お時間よろしいでしょうか?」と、報告したい件名をはっきりさせて手短に報告をします。

 

  • 結論を先に報告をする

つい先に、言い訳を言い出してしまいがちですが、言い訳は最後に回して結果を先に報告しましょう。なぜなら、上司が知りたいのは結果だからです。

 

  • 事実を正確に話す

正直に言わないと上司は判断に困ります。自分の意見と判断は、事実とは分けて伝えることが大事です。

 

  • まずい事は早く報告する

まずいことがあったら、出来る限り早く報告をすることです。それによって上司もそのための判断がしやすくなります。逆に良い事は後回しでもいいです。

 

  • 中間報告を怠らない

タイミングが良い所が来たら、中間報告を.しましょう。特に長引くようなことの場合は、中間報告をして上司に安心してもらうようにしましょう。

 

  • 問われることを前提にホウレンソに臨む

何年か経験を積んでくれば、同社が良いのか上司から問いかけられることもあります。問われたら、しっかりと答えれるようにしましょう。

 

  • 曖昧な言葉は使わない

出来る事は出来る、できないことができないとはっきり言うことが大切です。上司に間違った期待を持たせないようにしましょう。

 

  • 連絡後の確認が必要

伝言が本に伝わったかどうかは、絶対の保証はありません。しっかりと本人に確実に伝わったかを確認しておきましょう。Faxやメールを送ったとしても、相手に届いてない場合があるかもしれません。届いているはずだ!と決め付けるのではなく、本人に伝わったかを確認することが大切です。

 

  • 要点を整理して臨む

報告・連絡にあたっては要点を要領よく伝えましょう。いくつか複数の事柄を報告しようという時は、優先順位を決めて報告をしましょう。場合によってはポイントを整理したメモを用意して臨むというほうが良いです。

 

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